会議の進め方
皆様、あけましておめでとうございます。
本日より、本格的に仕事モードに突入です。
本年最初のお話は、会議の進め方についてすこしだけ考えましょう。
意思決定の遅れが致命傷になったり、
逆に早計な判断が経営を危険にさらしたり、
『会議の内容・進め方』は、企業の命運を握っているといっても過言ではありません。
参加メンバーが事前準備をし、自分の考えを明確に持ち、上司・部下の関係を超えて
自分の意見を対等な意識で自由に述べている会社は、
予想もしないような『アイディア・創造性・解決策・革新案』を生み出しています。
上司の顔色を見ながら議論するような雰囲気があったり、
いつも上司の答えのまま『安易』に頷いたり、
参加者が単に『イエスマン』になったり、
事前準備もせずに居眠りしたりするような会社では、
決まって『最善の意思決定』や『改革・革新案』は生まれてきません。
一人一人のもつアイディアや創造性や新しい問題提起は無視され、
組織の智恵も働かず、一方的な独断で決定されることで、参加メンバーの意欲は下がります。
会議の最大の目的は、会社が抱える様々な問題解決や課題達成の為に、
参加メンバー全員が自由に自分の意見を述べ合い、
最後に、会社にとって『最善の意思決定』をすることにあります。
社長だけのワンマン会議になっていませんか？
参加メンバーの無関心会議になっていませんか？
こころあたりありませんか？
人の心理は、自分より下の役職や、下の年齢の者の意見は素直に聞けない傾向にあります。
謙虚になり、耳を傾けてみて下さい社員さんの声を・・・
無駄な時間を過ごさないで下さい、社長の自己満足のために・・・
会議の目的
目的が不明確であれば、『結論がなにも出ない』ことになりかねません
会議の運営
会議の位置づけが明確でないと、充分な成果が得られません。
①情報の伝達と確認会議
事前準備・・・伝達内容の整理・把握と資料化
会議・・・情報の伝達
伝達した情報の質疑応答
まとめ・理解度の確認
事後・・・フォローと追加情報
②問題解決会議
事前準備・・・問題点の明確化と事前発表
会議・・・解決の為にアイディアを全員で出し合う
出されたアイディアの整理・評価・まとめる
事後・・・具体的に検討を行う
③調整会議
事前準備・・・調整すべき項目の明確化
会議・・・調整項目の説明と、対立点の明確化
対立点の解決策を検討
解決策の内容確認
事後・・・実施状況の確認
④決定会議
事前準備・・・議案についての判断材料を用意し、参加者に事前に配布する。
会議・・・議案の説明
質疑応答
討議
評価・まとめ
問題解決実施責任者に実施上のアドバイス
事後・・・実行計画の作成
計画の検討と評価
会議参加者心得
①意見をのべる
みんなに聞こえるように、みんなに向かって話す
質問に対して的外れにならない
他のものに同調するような意見は述べない
個人の人格を尊重し傷つけるような意見は述べない（特に下の役職に対して）
②討議の場合
他人のアイディアを受け入れる
自由な表現（過激な言葉や他人えお傷つけない）
信頼すること
協力の精神をもつ
他人の意見を熟考する
興奮して発表しない
熱心であること
③時間配分
開始時間厳守
時間を尊重し、他人や自分の時間を空費しない
以上、正月明けに長々とすみません・・・
なぜか、一年の計は元旦にあり！とばかりに、
無駄なと思われる会議が新年の最初の仕事になったりします。
私も、何年かそんな経験があり大変な思いをしたもので、新年早々モチベーションの下がらないようにご注意あれ！
それでは、次回また一緒にがんばりましょう！よい一年にする為に！！！！！
